Prowadzenie firmy wiąże się z wieloma obowiązkami. Zwiększają się one jeszcze bardziej, jeżeli przedsiębiorca zdecyduje się postawić stronę lub sklep internetowy. W takiej sytuacji konieczne jest umieszczenie jej na serwerze.

Obecnie na rynku znaleźć można wiele podmiotów, które zajmują się hostingiem stron internetowych. Umieszczenie witryny na serwerze pozwoli dotrzeć do potencjalnych klientów. Za usługi firmy otrzymują od podmiotów faktury. Pojawia się więc pytanie, jak zaksięgować usługi hostingowe.

Jak zaksięgować usługi hostingowe?

To pytanie zadaje sobie wielu przedsiębiorców, którzy postanowili przenieść swoją działalność do wirtualnej przestrzeni w postaci zwykłej strony czy sklepu. Takie rozwiązanie z pewnością pozwoli zwiększyć zasięgi oraz dotrzeć do większej liczby nowych klientów.

Należy jednak pamiętać, że wiąże się z tym wiele obowiązków. Jednym z nich jest poprawne księgowanie usług hostingowych. Obowiązek ten spoczywa na księgowym, warto jednak wiedzieć, jak poprawnie to zrobić.

Fakturę, którą przedsiębiorca otrzymuje za wynajęcie powierzchni serwerowej, należy zapisać w kilku miejscach. Pierwszym krokiem jest umieszczenie wpisu po stronie “Wn” na koncie 30 “Rozliczenie zakupu”, a także na koncie 22 “Rozrachunki publicznoprawne”. Z kolei po stronie “Ma” księgowy musi wpisać taką fakturę na koncie 24 “Pozostałe rozrachunki” lub 21 “Rozrachunki z dostawcami”.

Kwota, która znajduje się na fakturze, musi zostać wpisana po stronie “Wn” na koncie 40 “Koszty według rodzajów”, a także po stronie “Ma” na koncie 30 “Rozliczenie zakupu”. Jak więc widać, cała procedura może wydawać się dosyć skomplikowana, jednak dla wprawnego księgowego nie będzie to większy problem.

Należy również pamiętać, że faktura za usługi hostingowe dotyczy pewnego okresu, na przykład miesiąc, kwartał czy rok. W takiej sytuacji wydatek należy dodatkowo zakwalifikować do rozliczenia w czasie. Musi on zostać uwzględniony po stronie “Wn” na koncie 64 “Rozliczenia międzyokresowe kosztów” oraz po stronie “Ma” na koncie 49 “Rozliczenie kosztów”.

Kolejnym krokiem jest uwzględnienie takiej faktury wśród kosztów bieżącego okresu poprzez uwzględnienie po stronie “Wn” na odpowiednim koncie zespołu 5 oraz po stronie “Ma” na koncie 64 “Rozliczenia międzyokresowe kosztów”.

Jaki VAT na hosting?

Jednym z najczęstszych zagadnień poruszanych w kwestii faktur za usługi hostingowe jest kwestia tego, jaki VAT wybrać. Należy pamiętać, że wynajmowanie przestrzeni serwisowej, administracja oraz opieka nad stroną należą do usług elektronicznych. Mogą być realizowane zarówno przez podmioty polskie, jak i te, które siedzibę firmy posiadają za granicą.

W tym drugim przypadku zachodzi konieczność ustalenia miejsca świadczenie. Jest to niezwykle ważne, ponieważ pozwala na ustalenie stawki VAT. Według ustawy o VAT miejsce to stanowi lokalizację, w której usługobiorca prowadzi swoją działalność, mieszka lub posiada siedzibę. W celu zachowania zgodności z przepisami musi to zostać ujęte w odpowiedni sposób w zapisach podatkowych.

Hosting z zagranicy — co wtedy?

Bardzo duża ilość przedsiębiorców decyduje się na wynajęcie usług hostingowych z zagranicy. Najczęściej wiąże się to z tym, że takie podmioty posiadają większe doświadczenie oraz działają na skalę międzynarodową. Dla wielu jest to więc z pewnością wygodniejsze i pewniejsze rozwiązanie.

Jednak ta opcja niesie za sobą obowiązki, jakie muszą zostać spełnione przez przedsiębiorcę oraz księgowego. Należy mieć na uwadze, że każdy błąd może wiązać się z konsekwencjami finansowymi.

Kupując usługi hostingowe od zagranicznej firmy, przedsiębiorca dokonuje importu. Zgodnie z art. w pkt 9 ustawy o VAT import usług to “świadczenie usług, z tytułu wykonania których podatnikiem jest usługobiorca, o którym mowa w art. 17 ust. 1 pkt 4.”. W każdym przypadku należy pamiętać o tym, że VAT należny powinien zostać wykazany zgodnie z ogólnie obowiązującą zasadą VAT, czyli w momencie wykonania usługi. Podatek należny będzie stanowił dla usługobiorcy jednocześnie podatek naliczony. Należy jednak spełnić konkretny warunek. Zakup powinien być związany z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz musi istnieć związek nabytej usługi z wykonywaniem czynności opodatkowanych.

Bardzo ważny w przypadku podatku VAT od usług hostingowych jest artykuł 86 ust. 10b pkt 3 ustawy o VAT. Mówi on konkretnie o tym, że prawo do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony w przypadku na przykład importu usług powstaje zgodnie z ustępem 10. Należy jedynie pamiętać o tym, podatek należny z tytułu importu usług został uwzględniony przez podatnika w deklaracji podatkowej.

Jak zaksięgować usługi hostingowe? Podsumowanie

Jak widać, usługi hostingowe to niełatwe zagadnienie. Sprawa komplikuje się tym bardziej, jeżeli przedsiębiorca zdecyduje się skorzystać z oferty podmiotu zagranicznego. Jednak doświadczony księgowy, który doskonale odnajduje się w przepisach prawa podatkowego, sprawi, że przedsiębiorca nie będzie musiał martwić się ewentualnymi karami finansowymi.